Datenaufbewahrungsrichtlinie
Zuletzt aktualisiert: 23. Mai 2025
Diese Datenaufbewahrungsrichtlinie beschreibt, wie Qeternox personenbezogene Daten und andere Informationen sammelt, speichert und löscht. Wir verpflichten uns, Ihre Daten nur so lange aufzubewahren, wie es für die angegebenen Zwecke erforderlich ist.
1. Grundsätze der Datenaufbewahrung
Wir befolgen diese Grundprinzipien bei der Aufbewahrung Ihrer Daten:
- Zweckbindung: Daten werden nur für die ursprünglich angegebenen Zwecke aufbewahrt
- Zeitliche Begrenzung: Daten werden nicht länger als notwendig gespeichert
- Datensicherheit: Während der Aufbewahrung werden angemessene Sicherheitsmaßnahmen angewendet
- Regelmäßige Überprüfung: Aufbewahrungsfristen werden periodisch überprüft und aktualisiert
2. Aufbewahrungsfristen nach Datentyp
2.1 Kontoinformationen
Aufbewahrungsdauer: Für die Dauer der aktiven Nutzung plus 90 Tage nach Kontolöschung
Dies umfasst:
- Benutzername und E-Mail-Adresse
- Profileinstellungen und Präferenzen
- Authentifizierungsinformationen
- Kontoverifikationsdaten
Grund: Bereitstellung und Verwaltung Ihres Kontos, Authentifizierung, Kundensupport und Betrugsprävention
2.2 Transaktions- und Abrechnungsdaten
Aufbewahrungsdauer: 7 Jahre nach der letzten Transaktion
Dies umfasst:
- Zahlungsinformationen und Rechnungsdetails
- Bestellverlauf und Transaktionsaufzeichnungen
- Rückerstattungen und Stornierungen
- Steuerrelevante Informationen
Grund: Einhaltung gesetzlicher und steuerlicher Anforderungen, Bearbeitung von Rückerstattungen, Streitbeilegung
2.3 Kommunikationsdaten
Aufbewahrungsdauer: 3 Jahre nach der letzten Kommunikation
Dies umfasst:
- E-Mail-Korrespondenz mit dem Support
- Chat-Protokolle und Nachrichten
- Feedback und Anfragen
- Newsletter-Abonnements
Grund: Kundensupport, Qualitätsverbesserung, rechtliche Dokumentation
2.4 Nutzungsdaten und Analysen
Aufbewahrungsdauer: 24 Monate nach der Erfassung
Dies umfasst:
- Zugriffsstatistiken und Nutzungsmuster
- Geräteinformationen und Browser-Daten
- IP-Adressen und Standortdaten
- Cookies und ähnliche Technologien
Grund: Verbesserung der Serviceleistung, Sicherheitsüberwachung, Analyse von Nutzungsverhalten
2.5 Marketing- und Präferenzdaten
Aufbewahrungsdauer: Bis zum Widerruf der Einwilligung oder 3 Jahre Inaktivität
Dies umfasst:
- Newsletter-Anmeldungen und Präferenzen
- Marketingeinwilligungen
- Kampagneninteraktionen
- Interessenprofile
Grund: Durchführung von Marketingaktivitäten, personalisierte Kommunikation
2.6 Technische Protokolle
Aufbewahrungsdauer: 12 Monate nach der Erstellung
Dies umfasst:
- Serverprotokolle und Fehlermeldungen
- Sicherheitsprotokolle und Zugriffsprotokolle
- Systemdiagnosedaten
- Leistungsmetriken
Grund: Systemwartung, Fehlerdiagnose, Sicherheitsüberwachung
2.7 Backup-Daten
Aufbewahrungsdauer: Bis zu 90 Tage in Backup-Systemen
Nach der Löschung aus aktiven Systemen können Daten für einen begrenzten Zeitraum in Backup-Systemen verbleiben, bis diese überschrieben werden.
3. Verlängerung der Aufbewahrungsfristen
In bestimmten Fällen können wir Daten über die normale Aufbewahrungsfrist hinaus speichern:
- Rechtliche Verpflichtungen: Wenn Gesetze eine längere Aufbewahrung vorschreiben
- Rechtsstreitigkeiten: Bei laufenden oder drohenden rechtlichen Verfahren
- Betrugsprävention: Zur Verhinderung, Erkennung oder Untersuchung von Betrug
- Sicherheitsvorfälle: Bei Untersuchungen von Sicherheitsverstößen
- Vertragliche Anforderungen: Wenn vertragliche Vereinbarungen eine längere Aufbewahrung erfordern
4. Löschverfahren
4.1 Automatische Löschung
Wir verwenden automatisierte Systeme, um Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen zu löschen:
- Regelmäßige automatische Überprüfungen der gespeicherten Daten
- Systematische Löschung abgelaufener Daten
- Anonymisierung von Daten, die für statistische Zwecke aufbewahrt werden
4.2 Manuelle Löschung
Sie können jederzeit die Löschung Ihrer Daten beantragen durch:
- Kontaktaufnahme mit unserem Support-Team unter [email protected]
- Verwendung der Kontolöschungsfunktion in Ihren Kontoeinstellungen
- Schriftliche Anfrage an unsere Geschäftsadresse
Bearbeitungszeit: Löschanträge werden innerhalb von 30 Tagen bearbeitet, sofern keine rechtlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
4.3 Sichere Datenlöschung
Bei der Löschung werden folgende Maßnahmen durchgeführt:
- Vollständige Entfernung aus aktiven Datenbanken
- Überschreiben von Datenspeichern
- Entfernung aus Backup-Systemen beim nächsten Überschreibungszyklus
- Vernichtung physischer Datenträger nach Industriestandards
5. Datenminimierung
Wir verpflichten uns zur Datenminimierung:
- Erfassung nur der notwendigen Daten
- Regelmäßige Überprüfung der gespeicherten Daten
- Archivierung selten genutzter Daten
- Pseudonymisierung und Anonymisierung, wo möglich
6. Datenübertragung und Dritte
Wenn wir Daten an Drittanbieter weitergeben, stellen wir sicher, dass:
- Dritte vergleichbare Aufbewahrungsrichtlinien einhalten
- Vertragliche Vereinbarungen zur Datenaufbewahrung bestehen
- Daten bei Beendigung der Zusammenarbeit gelöscht oder zurückgegeben werden
- Regelmäßige Audits der Drittanbieter durchgeführt werden
7. Ihre Rechte
Sie haben folgende Rechte bezüglich der Aufbewahrung Ihrer Daten:
- Auskunftsrecht: Information über gespeicherte Daten und Aufbewahrungsfristen
- Löschungsrecht: Beantragung der Löschung Ihrer Daten
- Einschränkung: Begrenzung der Verarbeitung während Überprüfungen
- Widerspruchsrecht: Widerspruch gegen bestimmte Datenverarbeitungen
- Datenübertragbarkeit: Erhalt Ihrer Daten in strukturiertem Format
Zur Ausübung dieser Rechte kontaktieren Sie uns unter [email protected]
8. Aufbewahrungsfristen nach Kategorien
| Datenkategorie |
Aufbewahrungsfrist |
Grund |
| Aktive Konten |
Während der Nutzung + 90 Tage |
Servicebereitstellung |
| Finanzdaten |
7 Jahre |
Gesetzliche Anforderungen |
| Supportanfragen |
3 Jahre |
Kundensupport |
| Analysen |
24 Monate |
Serviceoptimierung |
| Marketing |
Bis Widerruf oder 3 Jahre |
Kommunikation |
| Protokolle |
12 Monate |
Sicherheit und Wartung |
| Backups |
90 Tage |
Datenwiederherstellung |
9. Besondere Umstände
9.1 Inaktive Konten
Konten, die länger als 3 Jahre inaktiv sind, werden:
- Automatisch als inaktiv markiert
- Nach 3 Jahren und 6 Monaten zur Löschung vorgemerkt
- Vor der Löschung per E-Mail benachrichtigt (60 Tage Vorankündigung)
- Nach 4 Jahren Inaktivität vollständig gelöscht
9.2 Verstorbene Benutzer
Bei Kenntnis vom Ableben eines Benutzers:
- Sperrung des Kontos innerhalb von 30 Tagen
- Löschung nach 90 Tagen, sofern keine berechtigten Erben Ansprüche geltend machen
- Bearbeitung legitimer Anfragen von Erben gemäß geltendem Recht
10. Aktualisierung dieser Richtlinie
Diese Datenaufbewahrungsrichtlinie kann aktualisiert werden, um:
- Änderungen in gesetzlichen Anforderungen zu berücksichtigen
- Neue Geschäftspraktiken widerzuspiegeln
- Verbesserungen unserer Datenschutzpraktiken umzusetzen
Bei wesentlichen Änderungen werden Sie per E-Mail benachrichtigt. Die fortgesetzte Nutzung unserer Dienste nach solchen Änderungen bedeutet Ihre Zustimmung zu den aktualisierten Richtlinien.
11. Kontakt
Bei Fragen zu unserer Datenaufbewahrungsrichtlinie kontaktieren Sie uns:
Qeternox
Grünmarkt 9
4400 Steyr, Österreich
E-Mail: [email protected]
Telefon: +43 463 504650
Diese Richtlinie stellt einen integralen Bestandteil unserer Datenschutzerklärung dar und sollte in Verbindung mit dieser gelesen werden.
